Soriano Jazz Institute

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATIPERSONALI

Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018
Versione 1.0 – Aprile 2026

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) agli interessati i cui dati personali sono trattati dal Soriano Jazz Institute nell’ambito delle proprie attività associative, culturali ed educative. La invitiamo a leggerla con attenzione prima di compilare la domanda di iscrizione o di fornire i propri dati all’associazione.

Art. 1 – TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è il Soriano Jazz Institute, associazione culturale senza scopo di lucro, con sede legale in Via Antonio Trua 15, 01038 Soriano nel Cimino (VT), Italia – C.F. 02495690568.

Per esercitare i diritti di cui all’art. 7 della presente informativa, l’interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

Art. 2 – CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

Il Soriano Jazz Institute tratta le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati anagrafici identificativi: nome e cognome, data e luogo di nascita, sesso, codice fiscale.
  • Dati di contatto: indirizzo di residenza, numero di telefono, indirizzo email.
  • Dati di iscrizione: data e anno di iscrizione, numero tessera, importo della quota associativa versata.
  • Dati di pagamento: metodo di pagamento e identificativo della transazione PayPal (non vengono conservati dati di carte di credito o conti bancari).
  • Dati del genitore/tutore legale: per i soci minorenni, nome, cognome, codice fiscale, telefono ed email del rappresentante legale.
  • Consensi: registrazione dei consensi prestati (Statuto, privacy, comunicazioni facoltative) con data e modalità.

Non vengono trattate categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) quali dati sanitari, biometrici, genetici, politici, religiosi o di orientamento sessuale, salvo che l’interessato non li comunichi spontaneamente e ove strettamente necessario per la finalità associativa.

Art. 3 – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

3.1 Gestione del rapporto associativo

Finalità: iscrizione al libro soci, rilascio della tessera, gestione delle quote, comunicazioni interne, convocazione assemblee, adempimenti statutari e di legge.

Base giuridica: esecuzione del contratto associativo (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR), in particolare quelli previsti dal Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017) e dallo Statuto associativo.

3.2 Adempimenti fiscali e contabili

Finalità: registrazione delle quote associative, emissione di ricevute, tenuta della contabilità e adempimenti tributari.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).

3.3 Comunicazioni istituzionali e attività culturali

Finalità: invio di informazioni su concerti, eventi, attività didattiche e aggiornamenti relativi alle finalità istituzionali dell’associazione.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) nei confronti dei soci, nel rispetto del principio di proporzionalità.

3.4 Comunicazioni promozionali facoltative

Finalità: invio di newsletter, aggiornamenti e materiali promozionali sulle attività SJI.

Base giuridica: consenso esplicito dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), liberamente revocabile in qualsiasi momento.

Art. 4 – PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti:

  • Dati del libro soci e di iscrizione: conservati per tutta la durata del rapporto associativo e, successivamente alla cessazione, per 10 anni ai fini fiscali e di legge (D.Lgs. 117/2017, art. 15; D.P.R. 600/1973).
  • Dati di pagamento e contabili: 10 anni dalla registrazione, ai sensi della normativa fiscale vigente.
  • Dati per comunicazioni promozionali: fino alla revoca del consenso o alla cessazione dell’attività dell’associazione.
  • Dati di contatto dei minori e dei tutori: stessa durata dei dati di iscrizione; vengono anonimizzati al compimento del 18° anno d’età del socio, salvo prosecuzione dell’iscrizione.

Decorsi i termini di conservazione, i dati vengono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

Art. 5 – COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

I dati personali non sono venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità commerciali. Possono essere comunicati, nella misura strettamente necessaria, alle seguenti categorie di destinatari:

  • Organi dell’associazione: membri del Consiglio Direttivo, per la gestione delle attività statutarie.
  • Commercialista / consulente fiscale: per gli adempimenti contabili e tributari.
  • Autorità pubbliche: Agenzia delle Entrate, Garante del Terzo Settore (RUNTS), Comune, altri enti pubblici, limitatamente agli obblighi di legge.
  • Fornitori di servizi tecnici: piattaforme di pagamento (PayPal), servizi di posta elettronica, strumenti di gestione associativa, nella qualità di Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR.

I dati non sono soggetti a diffusione generalizzata. Eventuali fotografie o riprese video effettuate in occasione di eventi pubblici dell’associazione (concerti, saggi) potranno essere pubblicate sui canali istituzionali di SJI previo specifico consenso dell’interessato (o del tutore legale per i minori).

Art. 6 – TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI

I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno del territorio dell’Unione Europea. Nella misura in cui alcuni servizi tecnici (es. PayPal) comportino trasferimenti di dati verso Paesi terzi, tali trasferimenti avvengono nel rispetto degli artt. 44–49 GDPR, in presenza di adeguate garanzie (decisioni di adeguatezza della Commissione europea o Clausole Contrattuali Standard – SCC). L’interessato può richiedere informazioni specifiche in merito ai trasferimenti in essere contattando il Titolare.

Art. 7 – DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, l’interessato ha il diritto di esercitare i seguenti diritti nei confronti del Titolare del trattamento:

Diritto Descrizione
Accesso (art. 15) Ottenere conferma che i Suoi dati siano trattati e riceverne copia.
Rettifica (art. 16) Correggere dati inesatti o incompleti.
Cancellazione (art. 17) Ottenere la cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), ove applicabile.
Limitazione (art. 18) Richiedere la limitazione del trattamento in determinati casi.
Portabilità (art. 20) Ricevere i propri dati in formato strutturato e trasmissibile.
Opposizione (art. 21) Opporsi al trattamento per motivi legittimi o per finalità di marketing diretto.
Revoca del consenso Revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio per il trattamento svolto in precedenza.
Reclamo (art. 77) Proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Le richieste di esercizio dei diritti vanno inviate al Titolare tramite email a SJI@sji.it.com o per posta ordinaria all’indirizzo indicato nell’art. 1. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta (art. 12 GDPR), salvo complessità eccezionali che possano richiedere una proroga di ulteriori 60 giorni.

Art. 8 – MISURE DI SICUREZZA

Il Soriano Jazz Institute adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio del trattamento (art. 32 GDPR), tra cui:

  • Accesso ai dati limitato ai soli soggetti autorizzati e strettamente necessari.
  • Conservazione dei documenti cartacei in archivi protetti.
  • Utilizzo di sistemi informatici protetti da password e, ove applicabile, da cifratura.
  • Procedure interne per la gestione di eventuali violazioni dei dati (data breach), con notifica al Garante entro 72 ore ove previsto (art. 33 GDPR).

Art. 9 – TRATTAMENTO DEI DATI DEI MINORI

Il trattamento dei dati personali di soci minorenni (età inferiore a 18 anni) avviene esclusivamente previo consenso del genitore o del tutore legale, il quale sottoscrive la domanda di iscrizione in qualità di rappresentante. I dati dei minori sono trattati con particolare cautela e non vengono utilizzati per finalità di marketing o diffusi pubblicamente senza esplicito consenso scritto del rappresentante legale.

Art. 10 – MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA

Il Soriano Jazz Institute si riserva il diritto di aggiornare o modificare la presente informativa in qualsiasi momento, in particolare in caso di variazioni normative o di modifiche alle finalità e modalità del trattamento. Le versioni aggiornate saranno rese disponibili presso la sede associativa e, ove attivo, sul sito web ufficiale di SJI. In caso di modifiche sostanziali, i soci saranno informati direttamente via email.

La versione in vigore è sempre quella più recente, identificata dalla data indicata in intestazione.

Il Consiglio Direttivo del Soriano Jazz Institute

Soriano nel Cimino, Aprile 2026